کاربرد و اهمیت کلاسور اداری

کلاسور اداری پوششی است که برای جا دادن کاغذهایی با تعداد بالا در آن‌ها استفاده می‌شود و همچنین از کاغذها محافظت می‌کند. بیشتر کلاسورها در ادارات و شرکت‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند.

سازمان‌ها و اداره‌ها اوراق مهم را در یک مکان به نام بایگانی نگه می‌دارند. کلاسورهای اداری نیز به راحتی در قفسه‌های بایگانی ادارات قرار می‌گیرند. کارمندان اداری می‌توانند یادداشتی از محتویات آن را روی ستون‌های زونکن بگذارند تا اسناد را سریع‌تر پیدا کنند.

انواع کلاسور اداری

کلاسور چرم

روکش کلاسورهای اداری ممکن است سخت یا نرم باشند. زونکن اداری جنس سخت از تخته‌ای ساخته شده‌اند که با پلاستیک یا چرم پوشانده شده است.

استفاده از پلاستیک به این معنی است که کلاسورها در طیف گسترده‌ای از رنگ‌ها هستند. کارکنان اداری عموماً از کلاسورهای جلد سخت برای بایگانی استفاده می‌کنند و اغلب از رنگ‌های مختلف برای ایجاد یک سیستم بایگانی استفاده می‌کنند.

برای مثال، کلاسورهای قرمز می‌تواند حاوی کپی‌هایی از فاکتورها باشد. کلاسورهای آبی می‌توانند جزئیات سفارشات را در خود نگه دارند.

کارمندان ادارات همچنین برچسب‌هایی را روی ستون‌های کلاسورها می‌چسبانند تا نشان دهند که زونکن اداری مورد نظر حاوی چه چیزی هستند. جلدها معمولاً کاغذهایی به ابعاد ۸ 1/2 در ۱۱ اینچ را نگه می‌دارند.

یک چسب جلد سخت که عمق آن یک و نیم اینچ است می‌تواند ۱۰۰ برگ کاغذ استاندارد را در خود جای دهد. کلاسور اداری با پوشش سخت تا ضخامت ۳ اینچ در دسترس هستند.

کلاسورهای اداری با پوششی نرم

کلاسور اداری با پوشش‌های نرم انعطاف‌پذیر هستند. آن‌ها معمولاً از پلاستیک یا کاغذ سنگین ساخته می‌شوند. مانند کلاسورهای پوشش سخت، آن‌ها در طیف رنگی هستند.

این نوع از کلاسورهای اداری نیز ممکن است شفاف باشند تا افراد بتوانند اولین ورق کاغذ را در زونکن ببینند. کلاسورهای جلد نرم نازک‌تر از کلاسورهای جلد سخت هستند و معمولاً بیش از ۳۰ برگ کاغذ را در خود جای نمی‌دهند. اندازه استاندارد کاغذ ۸ 1/2 در ۱۱ اینچ. کارمندان اداری از کلاسورهای پوشش نرم برای گزارش‌ها و اسناد ارائه استفاده می‌کنند.

کلاسور اداری حلقه‌ای

کاغذ به روش‌های مختلف در کلاسورهای سخت در جای خود نگه داشته می‌شود. زونکن حلقه‌ای اداری که شامل یک حلقه، دو حلقه، سه یا چهار حلقه دایره‌ای از جنس فلزی است که در امتداد قسمت داخلی ستون فقرات زونکن قرار گرفته‌اند.

برای قرار دادن کردن کاغذ در چنین کلاسورهایی، از یک سوراخ پانچ برای ایجاد سوراخ‌های مطابق در امتداد لبه سمت چپ کاغذ استفاده کنید. حلقه‌ها را باز کنید؛ کاغذ را روی حلقه‌ها قرار دهید و حلقه‌ها را ببندید. همچنین سیستم‌های چند حلقه‌ای برای کلاسورهای پوششی نرم وجود دارد. آن‌ها نیاز به یک پانچ چند سوراخ دارند که با نوع کلاسور مطابقت داشته باشد.

گیره‌ها و بست‌های کاغذ

کلاسور اداری با پوششی نرم اغلب از گیره برای نگه داشتن کاغذ در محل استفاده می‌کند. با گیره‌ها، نیازی به سوراخ کردن کاغذ نیست. روش‌های جایگزین برای نگه‌داشتن کاغذ در محل چسباننده نرم و سخت شامل پرچ‌های سر پیچ، پایه‌های پیچ و بست‌های فلزی مستقیم است. آن‌ها برای بایگانی دائمی در کلاسورهایی که برای نگهداری طولانی مدت استفاده می‌شوند، بهترین گزینه هستند.

حلقه‌های کلاسور اداری، زمانی که به درستی مورد استفاده قرار گیرند، می‌توانند یک ابزار بازاریابی قدرتمند ایجاد کنند. برای مثال، اگر هر حلقه را به صورت سفارشی با لوگوی کسب و کار خود ساخته‌اید، برند خود را به روشی مؤثر تبلیغ می‌کنید.

بسته به کسب و کار خود می‌توانید کلاسورهای حلقه A4 یا کلاسورهای حلقه A5 را انتخاب کنید (مثلاً اگر یک شرکت حقوقی هستید). هنگامی که در مورد اندازه حلقه کلاسور تصمیم گرفتید، می‌توانید ادامه دهید و تصمیم بگیرید که چه کاری می‌توانید با آن انجام دهید تا به عنوان یک ابزار تبلیغاتی برای تجارت شما عمل کند.

چه مشاغلی به کلاسور اداری نیاز دارند؟

هر کسب و کاری که هر مقدار کاغذ را به عنوان بخشی از عملیات روزانه تولید می‌کند، نیاز به کلاسور حلقه‌ای اداری دارد. آن‌ها روشی ایمن و مؤثر برای ذخیره اسناد هستند که برای مدت طولانی دوام می‌آورند و اسناد را در سر تا سر کلاسور ایمن نگه می‌دارند. همه مشاغل زیر نیاز به استفاده از کلاسورها دارند:

فروشگاه‌ها

اگر در کار فروش هستید، هر محصول یا خدماتی که دارید، با استفاده از مزایای کلاسورها می‌توانید مقدار مناسبی کاغذ تولید کنید که آن‌ها را در زونکن‌ها جای دهید.

از نظر بحران، مانند زمانی که سرورها خراب می‌شوند یا اسناد فیزیکی شما هک می‌شوند، کلاسورها می‌توانند کار شما را بهبود بخشند.

با کلاسورهای حلقه‌ای می‌توانید تمام مشخصات و قیمت محصول، تمام فاکتورها و رسیدها، تمام قراردادهای فروش و هر سند دیگری را که ایجاد می‌کنید، ذخیره کنید.

مدارس و سایر مؤسسات آموزشی

هر مدرسه مقدار مناسبی کاغذ تولید می‌کند، چه از دانش آموزان باشد و چه از معلمان. در حالی که این مواد ممکن است روی رایانه‌ها نگهداری شوند، با داشتن کلاسور کمک می‌کند تا در صورت در دسترس نبودن فایل‌های دیجیتال، اسناد را برای سال‌های آینده ایمن نگه دارند.

به عنوان یک مدرسه یا کالج، کلاسورهای زیبایی نیز می‌تواند در اختیار دانش‌آموزان قرار گیرد تا در زمانی که خارج از خانه هستند، به عنوان یک ابزار برندسازی عمل کنند.

بانک‌ها و شرکت‌های حقوقی

این دو نوع کسب و کار معمولاً تعداد زیادی کاغذ تولید می‌کنند و اگرچه اسناد ممکن است در قالب الکترونیکی وجود داشته باشد، داشتن فرمت کاغذی در صورت خرابی یا هک سرور یک امتیاز محسوب می‌شود.

نکات مهم در انتخاب و خرید کلاسور اداری

تنها نکته‌ای که صاحبان کسب و کار در انتخاب کلاسورهای حلقه‌ای به آن توجه می‌کنند، هزینه است تا زمانی که ارزان باشند و در حد بودجه باشند، قطعاً برای آن‌ها مناسب خواهد بود.

در حالی که این یک بررسی معتبر و حتی ضروری است، عوامل دیگری نیز در انتخاب و خرید زونکن اداری مهم هستند، از جمله:

• باید به سبک انگشتری که در کلاسور است فکر کنید. اکثر کلاسورها با حلقه‌های گرد عرضه می‌شوند و تا زمانی که قصد ندارید اسناد زیادی را در کلاسور قرار دهید، به اندازه کافی خوب هستند. با این حال، اگر قصد دارید کلاسور ۳ حلقه‌ای شما بیش از چند سند را در خود جای دهد، باید کلاسور حلقه D را خریداری کنید.
• ضخامت کلاسورها نیز مهم است. آن‌ها معمولاً از ضخامت ۰٫۵ اینچ شروع می‌شوند و به سمت بالا می‌روند. شما می‌خواهید مطمئن شوید که اندازه مناسبی را خریداری می‌کنید تا کلاسورهایی که ظاهر ناخوشایندی دارند، نداشته باشید.
• روکش‌ها بسیار مهم هستند و تا حد امکان باید در هر زونکن و کلاسور که خریداری می‌کنید، گنجانده شود. با کاورها می‌توانید مطالب بازاریابی را وارد کرده و در صورت نیاز آن را تغییر دهید. روکش‌ها معمولاً از وینیل شفاف ساخته می‌شوند که یک سر آن باز است تا بتوانید مواد بازاریابی را وارد کنید. اگر بخواهید می‌توانند جلو، ستون فقرات و حتی پشت را بپوشانند.
• وقتی صحبت از کلاسورهای حلقه‌ای می‌شود، رنگ اهمیت دارد. شما می‌خواهید رنگی را انتخاب کنید که دقیقاً با لوگوی شما مطابقت داشته باشد و نشان دهنده شخصیت شما به عنوان یک تجارت باشد. برای مثال، یک مدرسه باید کلاسورهای انگشتری زیبا را در رنگ‌هایی انتخاب کند که برای دانش‌آموزان جذاب باشد، در حالی که یک شرکت حقوقی یا بیمارستان باید کلاسورهایی را انتخاب کند که طرح‌های ساده دارند.

محبوب‌ترین کلاسور اداری

همان‌طور که در این مقاله گفته شد زونکن‌های اداری و پوشه‌ها از به عنوان ابزارهای مهم بایگانی محسوب می‌شوند. یکی از محبوب‌ترین کلاسورهای اداری برند پاپکو است که در زمینه تولید انواع زونکن و همین‌طور انواع پوشه‌ها نسبت به تولید کنندگان ابزارهای بایگانی پیشتاز است.

خرید آنلاین انواع کلاسور اداری

فروشگاه اداری آرا که در زمینه فروش لوازم اداری یکی از محبوب‌ترین فروشگاه‌های معتبر در ایران محسوب می‌شود با در اختیار گذاشتن انواع محصولات بایگانی علی‌الخصوص انواع کلاسور اداری، زونکن، پوشه، گیره کاغذ و غیره برای شما مشتریان گرامی محیطی امن و مناسب را آماده کرده است تا به راحتی کلاسور مد نظر خود را به صورت آنلاین تهیه کنید.

همچنین می‌توانید انواع زونکن اداری را از نظر مشخصات، ویژگی‌ها و همچنین قیمت آن‌ها را با یکدیگر مقایسه کنید.

در آخر

امیدوارم با مطالعه این مقاله اطلاعات مفیدی را کسب کرده باشید تا در انتخاب و خرید کلاسور اداری مورد نظر خود دقت بالایی را داشته باشید.

برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه ارسال محصولات و پیگیری محصول خریداری شده می‌توانید با کارشناسان فروشگاه اداری آرا در ارتباط باشید.

شما می‌توانید سؤالات و نظرات خود را در بخش بیان دیدگاه‌ها با ما در میان بگذارید تا در اسرع وقت به آن‌ها پاسخ دهیم.