نحوه کار کردن با دستگاه فکس
با مقاله‌ای دیگر در را رابطه با آشنایی با دستگاه‌های فکس با شما کاربران و مشتریان گرامی همراه خواهیم بود. با اختراع دستگاه فکس امروزه راه انتقال پیام‌ها و اسناد بسیار راحت‌تر شد. در حال حاضر دستگاه‌های فکس بیشتر در سازمان و اداره‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرد.
این دستگاه‌ها یک روش امن و قابل اطمینان برای انتقال فایل‌ها است. آشنایی با نحوه استفاده از دستگاه Fax یک مهارت حرفه‌ای است که به تسهیل ارتباط به موقع کمک می‌کند. در حالی که ممکن است به نظر یک فناوری منسوخ به نظر برسد، دستگاه‌های فکس هنوز به طور گسترده برای ارسال و دریافت اسناد تجاری مهم استفاده می‌شوند.
خوشبختانه راه اندازی و استفاده از دستگاه‌های فکس ساده و آسان است. علاوه بر این، انواع مختلفی از گزینه‌های فکس آنلاین مدرن وجود دارد که ارسال و دریافت فکس را آسان‌تر و راحت‌تر از همیشه می‌کند.
بیایید نگاهی دقیق‌تر به نحوه راه‌اندازی دستگاه فکس، نحوه استفاده از آن و اینکه چگونه پلتفرم‌های فکس آنلاین را انجام دهیم، بیندازیم.
دستگاه فکس چیست؟
دستگاه فکس وسیله‌ای است برای انتقال اسناد به صورت الکترونیکی بین چند مکان که به فایل‌هایی که از طریق دستگاه فکس ارسال می‌شود، فکس کردن می‌گویند. فایل‌ها به دو صورت قابل فکس هستند، از جمله:
- انتقال فایل بین دو دستگاه Fax
- از کامپیوتر به دستگاه فکس
دستگاه‌های فکس امروزه در درجه اول برای ارسال اطلاعات طبقه بندی شده مانند پرونده‌های پزشکی یا حقوقی خدمت می‌کنند.
نحوه کار کردن دستگاه فکس
همه دستگاه‌های فکس وظایف اصلی یکسانی را انجام می‌دهند – یک سند را اسکن می‌کنند، سپس داده‌ها را به دستگاه دیگری که داده‌ها را رمزگشایی می‌کند و سند را چاپ می‌کند، منتقل می‌کنند.
دستگاه‌های فکس مدرن معمولاً دارای سه جزء اصلی هستند: یک اسکنر، یک چاپگر و یک خط تلفن یا مودم.
هنگامی که به دستگاه‌های فکس یک سند می‌دهید، اسکنر سند را به سیگنال دیجیتالی تبدیل می‌کند که از طریق خط تلفن ارسال می‌شود.
دستگاه‌های فکس گیرنده سیگنال مورد نظر را می‌گیرد سپس با استفاده از رمز گشایی سند اصلی را دوباره ایجاد می‌کند، سپس آن را چاپ می کند.
نحوه استفاده از دستگاه فکس
ارسال و دریافت اسناد با دستگاه‌های فکس نسبتاً آسان است، اما اگر قبلاً مجبور به استفاده از آن نبوده‌اید، ممکن است کمی گیج کننده باشد.
در اینجا نحوه راه اندازی و استفاده از دستگاه‌های فکس برای ارسال و دریافت سریع اسناد مهم آورده شده است.
نحوه راه اندازی دستگاه فکس
ابتدا باید مطمئن شوید که دستگاه فکس شما راه اندازی شده و آماده کار است. شما باید برای انجام این کار مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:
- دستگاه را به منبع برق وصل کنید
- خط تلفن را وصل کنید
- تونر یا جوهر را بارگیری کنید
- مطمئن شوید که دستگاه مورد نظر کاغذ دارد
- دستگاه را روشن کنید
برای بررسی اتصال خط تلفن، تلفن فکس را بردارید و صدای شماره گیری را بررسی کنید. اگر صدای شماره گیری را می‌شنوید، باید آماده باشید. اگر دستگاه Fax شما تلفن ندارد، یک تلفن خارجی وصل کنید تا صدای شماره گیری را بررسی کنید.
پس از تنظیم همه چیز، می‌توانید آزمایشی را انجام دهید تا مطمئن شوید فکس شما آماده ارسال و دریافت اسناد است. به سادگی با شماره فکس تماس بگیرید و اگر دستگاه دریافت کرد، حال آماده شروع کار هستید.
نحوه ارسال فکس
برای ارسال فکس مراحل زیر را دنبال کنید:
- سندی را که می‌خواهید فکس کنید در فیدر سند وارد کنید. اگر چندین سند دارید، آنها را به ترتیبی که می‌خواهید ارسال کنید قرار دهید
- شماره فکس گیرنده را شماره گیری کنید
- برای ارسال فکس، فکس یا ارسال را انتخاب کنید
- پس از ارسال فکس، باید یک تأییدیه دریافت کنید
- اسناد خود را حذف کنید
نحوه دریافت فکس
دریافت فکس ساده است و فقط باید از آمادگی دستگاه Fax برای دریافت و چاپ اسناد اطمینان حاصل کنید. در این قسمت از مقاله نحوه انجام دادن آن را گفته‌ایم:
- مطمئن شوید که دستگاه فکس شما راه اندازی و کار می‌کند
- مطمئن شوید که دستگاه جوهر/تونر و کاغذ کافی دارد
- تلفن دستگاهای فکسی زنگ می‌زند. آن را نگیرید، دستگاه‌های فکس به طور خودکار سند(های) را دریافت و چاپ می‌کند
- بهتر است برای تأییدیه ارسال فکس علاوه بر دریافت ارسال موفقت آمیز فکس، شخصاً با مقصد یعنی گیرنده فکس تماس بگیرید.
فکس اینترنتی چیست؟
اینترنت روش فکس اسناد را تغییر داده است. در حالی که دستگاه‌های فکس هنوز به هدف خود عمل می‌کنند، استفاده از آنها به جای فکس آنلاین دارای معایب بسیار زیادی است.
فکس آنلاین شامل یک روش ساده است:
- دسترسی به یک سرویس یا برنامه فکس آنلاین
- دریافت شماره فکس آنلاین از ارائه دهنده فکس مبتنی بر وب خود
- بقیه کارها به سادگی ارسال ایمیل است. فقط باید سند را پیوست کنید، شماره فکس آنلاین را در قسمت مورد نیاز وارد کنید و آن را ارسال کنید.
سؤالات متداول در رابطه با دستگاه فکس
آیا رو به بالا فکس می‌کنید یا رو به پایین؟
دستگاه‌های فکس مختلف استانداردهای متفاوتی برای انتقال اسناد به دستگاه‌ها دارند.
برای اطلاع از نحوه وارد کردن اسناد به دستگاه فکس خود، به دنبال لوگویی باشید که شبیه یک تکه کاغذ با گوشه تا شده باشد. اگر لوگو دارای خطوطی در جلوی کاغذ است، باید اسناد را به صورت رو به بالا تغذیه کنید. اگر لوگو خالی است، آنها را رو به پایین قرار دهید.
برای ارسال فکس چه اطلاعاتی لازم است؟
برای ارسال فکس فقط به چند چیز نیاز دارید، از جمله اسناد فکس و شماره فکس گیرنده. همچنین اگر می‌خواهید جزئیاتی مانند فکس را برای چه کسی و در مورد آن اضافه کنید، می‌توانید از برگه پوشش فکس استفاده کنید.
هنگام وارد کردن شماره فکس، مطمئن شوید که هر گونه برنامه افزودنی یا کد شماره گیری بین‌المللی را برای اطمینان از ارسال آن به گیرنده مورد نظر وارد کنید.
آیا می‌توانم یک سند را از رایانه خود فکس کنم؟
بله اما نه با دستگاه فکس سنتی. برای فکس یک سند از رایانه خود، می‌توانید از یک پلتفرم آنلاین مانند eFax برای ارسال، دریافت و امضای اسناد استفاده کنید.
آیا در صورت استفاده از خدمات فکس آنلاین می‌توانم به دستگاه‌های فکس واقعی فکس کنم؟
بله فکس شما برای گیرنده مورد نظر ارسال می‌شود، خواه دستگاه‌های فکس داشته باشد یا از ارائه دهنده فکس آنلاین استفاده کند. آنها فکس شما را مانند هر فکس دیگری دریافت خواهند کرد.
فکس آنلاین یک جایگزین مدرن و راحت برای دستگاه‌های فکس سنتی است. در حالی که دستگاه‌های فکس هنوز نسبتاً برجسته هستند، به سرعت توسط راه‌حل‌های فکس مدرن کنار گذاشته می‌شوند.
نتیجه گیری
همان‌طور که در این مقاله گفته شد دستگاه فکس بهترین روش مطمئن‌ترین راه برای انتقال یک فایل از یک مکان به مکان دیگری است. در این مقاله سعی کردیم تا شما را به صورت کامل با دستگاه‌های فکس آشنا کنیم تا انتخاب مناسبی از این دستگاه‌ها داشته باشید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در زمینه خرید دستگاه‌های فکس در فروشگاه آنلاین اداری آرا می‌توانید با کارشناسان مجرب اداری آرا در ارتباط باشید.
منابع
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.