مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب
اگر به عنوان مدیر یک شرکت و یا یک سازمان مشغول به فعالیت هستید، برای این که از ورود و خروج کارمندان از سازمان مطلع شوید بهتر است از دستگاه حضور و غیاب استفاده کنید.
شاید بگویید که چرا باید از این سیستم تردد برای کارمندان استفاده کنیم.
در این مقاله به این سؤال مهم پاسخ خواهیم داد و خواهیم گفت که این سیستم حضور و غیاب به چه اندازه در سازمان یا اداره‌ها امری ضروری است و همینطور می‌خواهیم شما را با دستگاه حضور و غیاب و مزایای این سیستم مدیریتی آشنا کنیم.
اهمیت دستگاه حضور و غیاب در سازمان‌ها
یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی که کارفرمایان و صاحبان مشاغل با آن مواجه هستند، مدیریت حضور و غیاب کارکنان است.
کارکنان شما بزرگ‌ترین دارایی شما هستند و حفظ اطلاعات دقیق در مورد ساعات کاری، شیفت کاری و مرخصی آن‌ها ضروری است.
در واقع استفاده از دستگاه حضور و غیاب می‌تواند تفاوت زیادی در نحوه عملکرد مدیریتی شما از یک سازمان ایجاد کند. در گذشته، کارفرمایان از یک سیستم دستی برای پیگیری حضور و غیاب کارکنان خود استفاده می‌کردند.
این امر منجر به خطاهای فراوان حقوق و دستمزد و کاهش بهره وری و کارایی کارکنان شد. با این حال، با پیشرفت تکنولوژی، اکنون شما راحت‌تر از همیشه می‌توانید حضور و غیاب کارکنان خود را با کمک سیستم مدیریت حضور و غیاب پیگیری کنید.
دستگاه حضور و غیاب چیست؟
سیستم‌های حضور و غیاب به کارمندان این امکان را می‌دهند که از طریق ساعت‌های زمانی، رایانه‌های متصل به اینترنت، دستگاه‌های تلفن همراه و تلفن به صورت الکترونیکی وارد و خارج شوند.
برخی از دستگاه‌های پیشرفته حضور و غیاب همچنین توانایی ورود و خروج از طریق پیام‌های متنی، برنامه‌های رسانه‌های اجتماعی مانند توییتر و سایر برنامه‌های ارتباطی مانند Slack را ارائه می‌دهند.
هنگامی که یک کارمند در سازمان وارد یا خارج می‌شود، داده‌ها فوراً به نرم افزاری منتقل می‌شود که می‌تواند ساعت خروج کارمند و ساعت و تاریخ ورود کارمند را در خود نگهداری کند.
این سیستم‌ها چیزی بیش از ردیابی زمان آمدن و رفتن کارکنان را انجام می‌دهند. آن‌ها همچنین کارکنان سیار را از طریق موقعیت جغرافیایی و حصار جغرافیایی نظارت می‌کنند، زمان مرخصی با حقوق را مدیریت می‌کنند، برنامه‌های کارمندان را ایجاد می‌کنند، گزارش‌های دقیق کار ارائه می‌دهند، و داده‌های بی‌درنگ در مورد اینکه چه کسی کار می‌کند، چه کسی در سازمان نیست، چه کسی دیر حاضر شده را در طول زمان ارائه می‌دهند.
انواع سیستم‌های حضور و غیاب
با توجه به وسعت عملکرد آن‌ها، جای تعجب نیست که انواع مختلفی از سیستم‌های حضور و غیاب وجود دارد. هنگام خرید سیستم حضور و غیاب باید با انواع آن و کارایی آن‌ها آشنا شوید که در این قسمت چند نمونه از آن‌ها را توضیح می‌دهیم.
کارت زمانی
دستگاه حضور و غیاب کارتی یا (timecard) اساساً یک ساعت پانچ مکانیکی کلاسیک دیجیتالی است. هنگامی که این سیستم را برای سازمان خود تهیه می‌کنید، به کارمندان خود کارت زمانی می‌دهید که بسیار شبیه کارت اعتباری است.
این کارت‌ها ردیابی زمان را خودکار می‌کنند، اما درست مانند برگه‌های زمانی فیزیکی، هیچ چیز مانع از این نمی‌شود که کارمندان کارت‌های یکدیگر را بکشند تا همکاران غایب یا تأخیر را پوشش دهند.
بیومتریک
با سیستم‌های بیومتریک زمان و حضور و غیاب، دقیقاً می‌دانید که کدام کارمندی در چه زمان و تاریخی به داخل و خارج از اداره می‌رود.
این دستگاه حضور و غیاب با تکنولوژی بالا از تشخیص چهره، اثر انگشت، اسکن چشم و سایر شناسه‌های بیولوژیکی منحصر به فرد برای یک فرد استفاده می‌کند تا اطمینان حاصل کند که فردی که ساعت را وارد می‌کند در واقع همان شخصی است که کار می‌کند.
مطمئناً برای این ویژگی‌های سطح بالا هزینه بیشتری می‌پردازید، اما با هزینه‌های اضافی‌تان، زمان تقریباً بی‌خطر و ردیابی حضور و غیاب همراه است. برای مشاهده بهترین دستگاه حضور و غیاب اینجا کلیک کنید.
مزایای سیستم مدیریت حضور و غیاب
از مزایای سیستم مدیریت حضور و غیاب می‌توان به دقت بسیار بالا و قابل اعتماد بودن دستگاه، افزایش بهره وری، کاهش هزینه و انطباق قانونی اشاره کرد.
در این قسمت از مقاله می‌خواهیم این مزیت‌ها را برای داشتن یک دستگاه کنترل تردد در رفت و آمد کارکنان سازمان‌ها و شرکت‌ها شرح دهیم.
دقت بالا و قابل اعتماد بودن
به طور سنتی و قدیمی در سازمان‌ها و شرکت‌ها یک سیستم دستی برای ثبت ساعات کار کارکنان استفاده می‌شد. استفاده از چنین سیستم‌های دستی منجر به مشکلات و خطاهای زیادی شد.
به عنوان مثال، برخی از کارمندان فراموش کردند که در زمان خود وارد سیستم شوند و در زمان‌های دیگر، عمداً با ثبت دوره‌های زمانی طولانی، از سیستم سوء استفاده می‌کردند.
در نتیجه سیستم‌های حضور و غیاب خودکار چنین مشکلاتی را حذف کرده‌اند و به دلیل قابلیت اطمینان و دقت بالا باعث جلوگیری از این قبیل مشکلات شده‌اند.
آن‌ها داده‌ها را در زمان واقعی جمع آوری و وارد می‌کنند و بنابراین شانس کمتری برای دخالت کارمندان شما در سیستم وجود دارد.
افزایش بهره وری
با جمع آوری و نگهداری اطلاعات حضور و غیاب کارمندان به صورت دستی، محاسبه حقوق برای هر کارمند می‌تواند بسیار دشوار و خسته کننده باشد.
فرایند حضور و غیاب دستی نیز مستعد خطاهایی است که می‌تواند به اشتباهات حقوق و دستمزد تبدیل شود. با تهیه یک دستگاه مدیریت حضور و غیاب خودکار، می‌توانید در زمان و تلاش در پیگیری کارمندان خود به شدت صرفه جویی کنید.
می‌توانید از این زمان صرفه جویی شده برای تمرکز بر کسب و کار خود استفاده کنید و بهره وری آن را افزایش دهد.
کاهش هزینه
همان‌طور که گفته شد، یک سیستم کنترل تردد به صورت دستی می‌تواند منجر به گزارش نادرست زمان ورود و خروج کارمندان شما شود، اما شما می‌توانید با استفاده از یک سیستم نظارت بر حضور و غیاب با کیفیت بالا این مشکل را برطرف کنید.
در صورتی که دستگاه حضور و غیاب به طور قابل توجهی تأخیر و غیبت را کاهش می‌دهد، به شما کمک می‌کند تا در پراخت حقوق به کارمندان بر اساس حضور در سازمان یا شرکت اقدام کنید.
در واقع در کشورهای خارجی، سازمان‌هایی که از سیستم مدیریت حضور و غیاب استفاده می‌کنند، هر سال هدر رفت سرمایه را تا ۱۶۰۰ دلار برای هر کارمند کاهش می‌دهند.
علاوه بر این، استفاده از یک سیستم ردیابی حضور و غیاب خودکار خطر خطاهای انسانی را نیز به حداقل می‌رساند، یکی از بزرگ‌ترین عواملی که به ضرر مالی سازمان‌ها و مشاغل کمک می‌کند.
مطابقت قانونی
ثبت دستی زمان و ثبت حضور و غیاب معمولاً منجر به خطاهای زیادی می‌شود که می‌تواند هزینه زیادی برای کسب و کار شما داشته باشد.
نگهداری داده‌های نادرست نیز غیرقانونی است و می‌تواند منجر به دعوی قضایی و جریمه شود.نصب سیستم ردیابی حضور و غیاب خودکار صحت سوابق کارمندان شما و رعایت قوانین کار را تضمین می‌کند.
نتیجه گیری
سیستم‌های حضور و غیاب می‌توانند به روش‌های مختلف به کسب و کار شما کمک کنند. با این حال، با تنوع این دستگاه‌ها، تصمیم گیری در مورد اینکه کدام یک با نیازهای شما مطابقت دارد، می‌تواند چالش برانگیز باشد.
اگر به دنبال یک سیستم حضور و غیاب هستید، در فروشگاه آنلاین اداری آرا می‌توانید بر اساس نیاز سازمان و شرکت خود دستگاه حضور و غیاب خود را پیدا و آن را تهیه کنید.
برای کسب اطلاعات بیش‌تر با کارشناسان مجرب فروشگاه اداری آرا در ارتباط باشید.
منابع
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.